「社長のAI分身」に新機能追加！会話から必要な社内文書を瞬時に提示する「スマートリファレンス機能」

「社長のAI分身」がさらに進化！必要な社内文書を会話の流れで自動提示

株式会社めぐみソフトは、経営者の考え方や判断の基準を学習し、チャットツールを通じて24時間365日利用できるAIアシスタントサービス「社長のAI分身」に、新しい機能「スマートリファレンス機能」を追加しました。

この機能により、従業員はAIとの会話の中で、必要なマニュアルや会社のルール、過去の会議の記録など、社内のさまざまな情報にすぐにアクセスできるようになります。これにより、日々の業務がよりスムーズになり、適切な判断がしやすくなると期待されます。

新機能追加の背景

これまで「社長のAI分身」は、経営者の「考え方」や「大切にしていること」を社員に伝え、社員一人ひとりが自分で考えて動ける組織作りを支援してきました。しかし、実際の業務では、「会社の就業規則を確認したい」や「この仕事の手順はどうなっているのか」といった、具体的な社内文書に基づいた情報が必要になることが多くあります。

「会社の考え方はわかったけれど、具体的にどうすればいいの？」「あの資料はどこにあるのだろう？」といった、現場でよくある疑問を解消するため、今回、会話と社内文書をスムーズにつなぐ「スマートリファレンス機能」が開発されました。

「スマートリファレンス機能」の主な特長

1. キーワード設定による自動連携

あらかじめシステムに登録された社内文書と、それに関連する「キーワード」を設定しておきます。AIは従業員との会話の内容から自動的にこれらのキーワードを見つけ出し、関連する文書をすぐに探し出します。

2. ドキュメントを参照した具体的・実務的な回答

AIは、見つけ出した文書の内容を参考にして回答を作成します。これにより、「社長ならどう考えるか（会社の考え方）」だけでなく、「社内ルールではどう決まっているか（具体的なやり方）」の両方の視点から、より正確で役立つサポートを提供できるようになります。

3. 「探す時間」の大幅な削減

従業員はチャットツールで質問するだけで、必要な資料のリンクや内容の要約を受け取ることができます。これにより、パソコンのフォルダの奥深くにあるファイルを探す手間が省け、本来の業務に集中できる環境が整います。

活用イメージ

この機能は、さまざまな場面で役立ちます。

• 人事・総務関連の質問

  • ユーザー：「来月の交通費精算の締め切りっていつだっけ？」

  • AI：（『経費精算マニュアル』を参照し）「毎月5営業日が締め切りとなっています。」

• 現場業務の確認

  • ユーザー：「お客様からのクレーム対応の時の基本手順を教えて」

  • AI：（『顧客対応ガイドライン』を参照し）「まずはお客様のお話を遮らずに聞くことが基本方針です。」

株式会社めぐみソフトについて

株式会社めぐみソフトは、「ITで社会にめぐみをもたらす」ことを目標に、電話システムやウェブシステムの開発、自社アプリの運用などを行っています。特に、自動化や効率化に関する高い技術力を持ち、使いやすく高性能なウェブサービスやアプリの開発を得意としています。システム開発だけでなく、技術顧問として新しい事業の立ち上げや組織の運営支援、データ分析など、幅広い分野でお客様をサポートしています。

現在、めぐみソフトでは受託開発のご相談も受け付けています。詳細は以下の動画をご覧ください。

• 受託開発解説動画：https://youtu.be/EEXfoDr2V0o

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