特殊照明器具の設計・製造を行う英光ライティング株式会社が、株式会社アルパカが提供する「ドキュパカ！受注AI」を導入しました。この導入により、中小製造業でよく見られる「紙やExcelに頼りがち」「メールでの受注情報を手作業で入力する負担」「担当者の知識に頼りすぎている」「作業の進み具合が共有されにくい」といった課題の解決を目指します。
導入前の課題：Excelと手作業による情報管理の負担
英光ライティングでは、一つひとつの案件が異なるため、受注から工程管理までにおいて、いくつかの課題を抱えていました。
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メールで受け取る注文や見積もりの依頼を、手作業でExcelの台帳に転記しており、手間がかかる上に、入力ミスが発生することがありました。
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図面や添付ファイル、案件の情報がそれぞれ別の場所にあり、過去の案件を探したり、担当者が変わった際の引き継ぎに時間がかかっていました。
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見積書、受注管理、案件管理、報告書、ラベル発行など、さまざまな書類を作成するたびに、それぞれ独立したExcelファイルに同じ内容を何度も入力する必要があり、コピー＆ペーストや内容の確認、共有に多くの手間がかかっていました。
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これまでに汎用的なツールを試したものの、実際の業務の流れに合わず、なかなか定着しない状況が続いていました。
「ドキュパカ！受注AI」による解決策
これらの課題を解決するため、「受注情報の整理と共有を仕組み化し、担当者ごとの業務の差をなくしたい」という思いから、「ドキュパカ！受注AI」の導入が決定されました。このシステムは、特に以下の点が評価されました。
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AIによる受注処理の自動化: 受信したメールに添付された注文書のファイルをAIが読み解き、受注処理を自動で行うため、手作業での入力が不要になります。
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関連情報の一元管理: 図面や添付ファイルなど、案件に関するあらゆる情報を一つの場所にまとめて管理できるため、必要な情報をすぐに探し出せます。
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進捗状況の可視化: 業務の進捗状況を一か所に集約し、リアルタイムで共有できるため、情報共有のスピードが向上します。
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現場に合わせた柔軟な設計: 実際の業務の流れに合わせてシステムを設計できるため、現場での定着が期待できます。
導入後の具体的な取り組み
「ドキュパカ！受注AI」の導入後、英光ライティングでは以下の取り組みが進められています。
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受注処理の自動化: AIが注文書の内容を解析し、受注処理をサポートします。また、後から届く図面などの追加情報も受注データと紐付けられるため、手入力の手間とミスを減らします。
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担当者ごとの画面設計: 見積もり、設計、組立、出荷といった工程ごとに画面を設計することで、それぞれの担当者が自分の作業に集中しやすく、次に何をすべきかが明確になります。
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帳票作成の負担軽減: 箱ラベル、名板シール、出荷報告書など、これまで手作業での転記が多かった帳票の作成作業をシステム内で一括して行えるようになり、作成・印刷の手間が削減されます。
今後の展望と「0報（ゼロほう）」文化
英光ライティングでは、今後「ドキュパカ！受注AI」に蓄積される受注や工程のデータを活用し、特定の担当者に業務が集中する「属人化」をさらに減らし、技術の継承や業務の標準化を進めていく予定です。
英光ライティング株式会社 代表取締役の染谷 英太郎氏からは、「以前は見積もりや受注台帳、図面、ラベル、報告書がExcelやメールに散らばっており、探したり転記したりするだけで多くの時間を費やしていました。しかし、現在はメール受注や添付ファイルを案件ごとにまとめ、進捗も見える化を進めています。少人数でも業務をスムーズに進められる土台を作り、引き継ぎを容易にしたいと考えています。」とのコメントがありました。
また、染谷氏は「当社が大切にしているのは『0報（ゼロほう）』という文化です。これは、トラブルや遅れの兆候に気づいた時点で、すぐに共有し、早めに対応するというものです。今回の仕組みは、この文化を支える良い土台になると感じています。今後も要望を出しながら、仕組みを進化させていきたいです。」と語っています。
英光ライティング株式会社について
英光ライティング株式会社は、大阪市城東区に本社を置き、照明器具の設計・製造・販売を手掛ける専門メーカーです。LED照明や非常用照明を中心に、OEM生産や特注品の製造、板金工作物の製作を得意としています。2025年大阪・関西万博「大阪ヘルスケアパビリオン」のオフィシャルパートナーを務めるなど、その技術力は高く評価されています。
株式会社アルパカについて
株式会社アルパカは、中小製造業の「紙やExcelに頼りがちな業務」をAIで自動化する「AI文書管理サービス『ドキュパカ！』」をはじめとするDXソリューションを提供しています。
