Excelのバラバラ管理から卒業！英光ライティングがAIで受注業務を効率化
特殊照明器具の設計・製造を行う英光ライティング株式会社（以下、英光ライティング）が、株式会社アルパカ（以下、アルパカ）が提供するAIサービス「ドキュパカ！受注AI」を導入しました。
この導入により、これまで担当者の手作業に頼っていた受注業務がAIによって自動化され、情報の散らばりや入力ミスといった課題が解決されました。特に、トラブルの兆候をすぐに共有する「0報（ゼロほう）」という英光ライティング独自の文化が、AIによる情報共有の仕組みによってさらに強化されています。
導入前の課題：Excelと手作業による情報管理の負担
英光ライティングでは、一つひとつの案件が異なる特殊照明器具を扱っているため、受注から工程管理にかけて、いくつかの課題を抱えていました。
-
手作業による転記と入力ミス: メールで届く注文や見積もり依頼の情報を、担当者が手作業でExcelの受注台帳に転記しており、手間がかかるだけでなく、入力ミスも発生していました。
-
情報の散らばり: 図面や添付ファイル、案件に関する情報がさまざまな場所に分散し、過去の案件を探したり、担当者が変わった際の引き継ぎに時間がかかっていました。
-
重複作業の発生: 見積書、受注管理、案件管理、報告書、ラベル発行など、書類を作成するたびに、独立したExcelファイルに同じ内容を何度も入力したり、コピー＆ペーストしたりする手間が発生していました。
-
汎用ツールの不適合: これまでいくつかの汎用ツールを試したものの、実際の業務の流れに合わず、なかなか定着しない状態が続いていました。
「ドキュパカ！受注AI」が解決したこと
「受注情報の整理と共有を仕組み化し、担当者ごとの差をなくしたい」という英光ライティングの思いから、「ドキュパカ！受注AI」の導入が決定されました。このサービスは、AIの力を活用して、以下のような課題を解決しました。
1. 受注処理の自動化
受信したメールに添付されている注文書の内容をAIが読み取り、受注処理を自動で行うことで、手入力の負担がなくなりました。また、図面などの追加情報が後からメールで届いても、受注データと自動で紐付けられるため、転記の手間とミスを減らすことができます。
2. 現場に合わせた画面設計とタスク管理
見積もり、設計、組み立て、出荷といった各工程の状況を把握しやすいように、業務内容に合わせた画面が設計されました。これにより、担当者は自分の作業に集中でき、次に何をすべきかが一目でわかるようになりました。
3. 帳票作成の負担軽減
箱ラベル、名板シール、出荷報告書など、これまで手作業で転記が必要だった帳票作成作業が、アプリ内で一元的に行えるようになりました。情報が整理されているため、作成や印刷の手間が大幅に削減されます。
英光ライティング 代表取締役 染谷 英太郎 氏のコメント
英光ライティングの代表取締役である染谷英太郎氏は、導入の決め手について、「当社の案件は一つひとつが個別で、過去のやり方にはめるよりも、当社のやり方に合わせて一緒に作ってくれることの方が大事だと感じました」と語っています。
また、導入後の効果について、「以前は、見積もり、受注台帳、図面、ラベル、報告書がExcelやメールに分散していて、探したり転記したりするだけで時間がなくなっていました。現在は、メール受注や添付ファイルを案件ごとにまとめ、進捗も見える化していく途中です。少人数でも業務を回せる土台づくりと、引き継ぎのしやすさを整えていきたいと考えています」と述べています。
さらに、英光ライティングが大切にしている「0報（ゼロほう）」という文化についても触れ、「トラブルや遅れの兆候は、隠してしまうと手遅れになります。気づいた時点ですぐ共有し、早めに手を打つ文化を根付かせたい！今回の仕組みは、その文化を回していくための良い土台になると感じています」と、AI導入が組織文化の強化にも貢献していることを強調しました。
今後の展望
英光ライティングでは、今回蓄積される受注データや工程データを活用して、特定の担当者しかできない業務（属人化）をさらに減らし、技術の継承や業務の標準化を進めていく予定です。アルパカは、引き続き現場に寄り添った運用設計と改善をサポートし、中小企業の業務効率化と製造業のDXを支援していくとのことです。
英光ライティング株式会社について
英光ライティング株式会社は、大阪市に拠点を置き、LEDや非常用照明を中心に、照明器具の設計・製作・販売を行う専門メーカーです。OEM生産や特注器具、板金工作物の製作に強みを持っています。2025年大阪・関西万博「大阪ヘルスケアパビリオン」のオフィシャルパートナーも務めています。
-
代表者：代表取締役 染谷 英太郎
-
所在地：大阪府大阪市城東区新喜多東2丁目5番14号
-
事業内容：照明器具の設計・製作・販売、OEM製品の生産
株式会社アルパカについて
株式会社アルパカは、中小製造業の「紙やExcelに頼りがちな業務」をAIで自動化する「AI文書管理サービス『ドキュパカ！』」などのDXソリューションを提供しています。
-
代表者：代表取締役 石垣 翔太
-
所在地：〒532-0004 大阪府大阪市淀川区西宮原1-5-33 新大阪飯田ビル1F だいしんシェアオフィスYUMEARATA内
-
事業内容：AI文書管理サービス『ドキュパカ！』の開発、DX支援、AI活用コンサルティング
