京都芸術大学附属高等学校、HubSpotで広報活動を効率化！
株式会社100は、京都芸術大学附属高等学校が顧客管理システム「HubSpot Smart CRM™」をどのように活用しているかの事例を公開しました。この取り組みは、特に学校の広報活動において、保護者と生徒の情報をまとめて管理し、入学を検討している方々へのアプローチをよりスムーズにするものです。
なぜ新しいシステムが必要だったのか？
京都芸術大学附属高等学校は、2025年春に全国の中学生を対象としたオンラインの新学科「じぶんみらい科」を開設しました。これまでの広報活動は、主にExcelでの情報管理と一斉メール配信で行われていました。しかし、全国から生徒を募集するとなると、資料請求や説明会参加、イベント申し込みといった様々な情報を、一人ひとりの検討状況に合わせて管理し、適切なタイミングで情報を提供する必要が出てきました。
また、学校の広報では、資料請求をするのは保護者の方、説明会に申し込むのは生徒さん本人、というように、同じ世帯でも別々の人が行動することがよくあります。このため、顧客データがバラバラになりやすく、全体像を把握するのが難しいという課題がありました。
そこで、大学部門でのHubSpot活用実績も踏まえ、顧客情報を一元的に管理できるHubSpot CRMの導入を決めたのです。
保護者と生徒の情報を「1世帯」として管理する工夫
HubSpot CRMを導入するにあたり、京都芸術大学附属高等学校は、広報活動の情報管理の仕組みを根本から見直しました。具体的には、資料請求から入学検討までの流れをデータで追いかけられるように、顧客の状況を示す「ライフサイクルステージ」の設定や、必要な情報の「プロパティ（項目）」の定義、申し込み「フォーム」の整備などを行いました。
特に注目すべきは、保護者と生徒を「一つの世帯」として管理するデータ設計です。これにより、異なる人が行った行動も、家族として関連付けて把握できるようになりました。例えば、名前や生年月日、電話番号、住所などの情報を使って、親子関係を自動的に結びつける仕組みを作ったのです。また、申し込みフォームも工夫され、親子関係が自然に登録できるように改善されました。
HubSpot導入で得られた効果
HubSpot導入後、広報活動の運用基盤は大きく進化しました。主な効果は以下の通りです。
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世帯単位での検討状況把握: 保護者と生徒のデータが結びつくことで、家族全体での検討状況を漏れなく把握できるようになりました。
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情報提供の仕組み化: 顧客の検討段階に合わせて、適切な情報を自動的に送る「ナーチャリング（育成）」の仕組みが整いました。これにより、資料請求後から入学検討まで、段階的に関係を深めることが可能になりました。
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施策改善の共通基盤: Excelでの管理から、HubSpot上の共通データに基づいて広報活動を振り返り、改善を進められるようになりました。
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募集エリアの拡大: 説明会参加者の地域を見ると、京都周辺だけでなく、関西圏や他の都道府県からの参加も増え、新しい学科の認知度向上にもつながっています。
今後の展望：AIを活用した広報活動の高度化
京都芸術大学附属高等学校では、HubSpotに蓄積された顧客データをもとに、今後はAIを活用して広報活動をさらに良くしていくことを検討しています。例えば、AIを使ってメール配信のタイミングを最適化したり、Webサイトのコンテンツを改善したり、一人ひとりの行動に合わせた情報提供を行ったりすることを目指しています。
AIは単に作業を効率化するだけでなく、入学を検討している方々にとって、本当に必要な情報を適切なタイミングで届けるための大切な道具として活用される予定です。
株式会社100が重視する「運用設計」
株式会社100は、HubSpotのような顧客管理システムは、ただ導入するだけでなく、実際に現場で使われ、効果が出るように「運用設計」まで含めて考えることが重要だと強調しています。今回の事例でも、教育機関ならではの親子関係や入学検討プロセスを深く理解し、長く使い続けられるような情報設計を行ったことが成功の鍵となりました。
この事例の詳しい内容は、株式会社100のウェブサイトで読むことができます。
株式会社100について
株式会社100は、HubSpotを中心とした顧客管理システム（CRM）の導入や活用を支援している会社です。AIの活用支援も行っており、マーケティング、営業、カスタマーサポートといった様々な部門で、HubSpotがしっかりと使われるためのサポートを提供しています。
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会社名: 株式会社100（ハンドレッド）
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代表者: 代表取締役 田村 慶
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設立: 2018年2月
同社は、HubSpotのソリューションパートナーとして「Rookie of the Year（APAC）」や「HubSpot Best Sourcing Partner in Japan」を受賞しており、日本国内でのHubSpot活用とAI導入の促進にも取り組んでいます。
